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Reisekostenabrechnung kann so einfach sein

Travel Expense for Rydoo

Reisekostenabrechnung kann so einfach sein

Schnelle und unkomplizierte Eingabe und Erfassung der Reisekosten über die Smartphone-App oder einen Browser.

Meine Herausforderungen

Geschäftsreisen können einen hohen bürokratischen Aufwand verursachen.Die Ursachen sind umständliche Buchungsprozesse, komplizierte Steuervorschriften und eine aufwendige Reisekostenabrechnung.

Es beginnt bereits mit dem Sammeln und Abheften von Belegen, das in meinen Augen nicht mehr mit einem modernen Büro zu vereinbaren ist.

Außerdem kann ich die Reiseaufwendungen vor Ort nicht gleich erfassen. Ich muss immer erst in mein Büro, um die Daten einzugeben.

Für die Berechnung von Tagegeldern und Verpflegungsmehraufwendungen steht mir nur eine Excel-Tabelle zur Verfügung.

So werde ich unterstützt

Die kombinierte Lösung aus mobiler App, Browsernutzung und dem integrierten ERP-System verschafft mir die Möglichkeit, schnell und unkompliziert alle wichtigen Daten zu den Reisekosten zu überprüfen.

  • Smartphone-App (iOS und Android)
  • Zugriff über den Web-Browser
  • Bi-direktionale Integration mit dem ERP-System&
  • Datenabgleich per Knopfdruck, z. B. von Projektinformationen
  • Import der Reisekosten in die Buchhaltung

Mein Nutzen

Ich kann alle Belege fotografieren und wichtige Informationen mit der anschließenden OCR-Erkennung automatisch ausfüllen. 

Mit dem Zugriff über ein Smartphone oder den Browser kann ich jederzeit auf meine Reisekosten zugreifen und Genehmigungen auch von unterwegs einholen. Die Buchhaltung ist in das ERP-System eingebunden und kann die Reisedaten importieren und anschließend kontrollieren. 

Mobiler Zugriff

    • Zugriff und Erfassung über Smartphone-App  
    • Per Web-Browser auch im Hotel WLAN 
    • Sofortige Reisebelegerfassung und Weiterleitung per E-Mail 

Mit Ende der Reise sind alle Belege erfasst 

Digitale Verarbeitung

    • Digitale Belege erhöhen die Zugriffsmöglichkeiten 
    • Vermeidung von Verlusten oder Unleserlichkeit 
    • Einfaches Fotografieren von Belegen 

Digitale Belege statt Zettelwirtschaft 

Geringere Kosten

    • Erfassung der tatsächlich anfallenden Reisekosten der Mitarbeiter 
    • Einfacher Zugang, weniger Bürokratie 
    • Geringe Wartezeiten im Bearbeitungsprozess 

Kostenersparnis durch Effizienzsteigerung

Schnelle und unkomplizierte Buchungen der Reiseausgaben
Photo to Posting

Belege können mit dem Smartphone oder den Laptop orts- und zeitunabhängig erfasst werden, sei es im Zug oder im Hotelzimmer. Ein schnelles Foto vom Beleg und eventuell noch ergänzende Angaben sind bereits ausreichend,um die Reisekosten zu genehmigen und zu buchen.Eine aufwendige Zuordnung der Belege später im Büro ist nicht mehr notwendig.

Reisedaten kontrollieren editieren und buchen
Reisekostenabrechnung in Microsoft Dynamics 365 Business Central

Die Reiseausgaben eines Teams können ebenfalls bequem über die Smartphone-App oder mit dem Browser kontrolliert und genehmigt werden. Dafür ist kein komplizierter Zugang zum ERP-System notwendig. Alle Reiseaufwendungen können unkompliziert an einem Ort und mit demselben Zugang erfasst werden.

Rydoo Dashboard erfasst und genehmigt die Reisekosten.
Rydoo-Dashboard

Die Buchhaltung arbeitet im ERP-System und importiert die Reiseausgaben, die für jeden Mitarbeiter zugeordnet und automatisch vorkontiert werden. Bei dieser Prüfung können Ausgaben noch zurückgewiesen werden.

Neue Projekte oder neue Mitarbeiter können die Buchhaltung ohne Systemwechsel im ERP-System anlegen.  

PRODUKTEINBLICKE
PORTFOLIOKONTEXT

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